Po oficjalnej premierze Microsoft 365 Copilot dostawca nie tylko stworzył szczegółowe instrukcje dotyczące korzystania z tego narzędzia, ale także biblioteki konkretnych scenariuszy. Firma Microsoft postanowiła wdrożyć narzędzie we wszystkich działach firmy. Zarządzanie tym procesem zostało powierzone zespołowi AI Council składającemu się z menedżerów odpowiedzialnych za IT, sprzedaż, marketing, finanse i zarządzanie ryzykiem.
Jednym z celów projektu było zbadanie, w jaki sposób konkretne firmy mogą wdrożyć narzędzia AI w sposób kompleksowy, biorąc pod uwagę potrzeby bezpieczeństwa, zarządzania zmianą i wysokiej jakości wsparcie użytkowników z jednej strony, a także zwiększenie produktywności operacyjnej i ogólnej wydajności biznesowej z drugiej.
Wyniki eksperymentu są imponujące: wprowadzenie Copilota przyspieszyło proces zamykania zgłoszeń klientów do działu obsługi o 12%; zwiększyło wydajność menedżerów sprzedaży o 9,4%; dział marketingu odnotował 21,5-procentowy wzrost współczynnika konwersji; a dział finansów zauważył, że udało się zaoszczędzić 60 % czasu poświęcanego na realizację transakcji.
Niemniej jednak, komentując te dane, członkowie AI Council doszli do wniosków, które wykraczają poza uzyskane wyniki ilościowe. W szczególności wprowadzenie Copilota nie powinno być postrzegane jako sposób na obniżenie kosztów biznesowych w danym obszarze. Zamiast tego narzędzie to może stać się motorem kompleksowego podejścia do ciągłego procesu optymalizacji i usprawniania wszystkich procesów biznesowych w firmie.
Zadaniem strategicznie myślącego lidera jest zbudowanie w firmie kultury zorientowanej na AI, która pozwoli ludziom osiągnąć szczyty ich prawdziwej wartości. Na przykład, dział marketingu, eliminując rutynę, skupia się na realizacji strategicznych zadań w celu osiągnięcia celów firmy.
Copilot nie jest więc tylko sposobem na lepsze wykonywanie niektórych zadań, ale narzędziem, które pozwala wykonywać je w zupełnie nowy, bardziej wydajny i skuteczny sposób. W związku z tym należy go postrzegać nie jako sposób na zmniejszenie kosztów biznesowych, ale jako sposób na uwolnienie zasobów, które można ponownie zainwestować. I mówimy tu przede wszystkim o potencjale twórczym pracowników firmy.
Microsoft Copilot to szansa, by pracować szybciej i zarabiać więcej
Jeśli mówimy o tym, czym jest Copilot, jest to przede wszystkim wykorzystanie możliwości sztucznej inteligencji do wykonywania codziennych operacji biznesowych w celu zaoszczędzenia większej ilości czasu na budowanie relacji z klientami, konsumentami i dostawcami; tworzenie nowej wartości, nowych produktów i usług oraz skupienie się na strategii rozwoju.
To, co sprawia, że Microsoft 365 Copilot jest tak wyjątkowy, to fakt, że jest on oparty na modelu generatywnym, który ma dostęp do wszystkich treści i kontekstu firmy. Nie jest to jednak tylko ChatGPT w aplikacjach Microsoft 365. Jest to system łączący aplikacje Microsoft 365 z danymi i analityką Microsoft Graph oraz siecią neuronową GPT-4.
To właśnie dzięki integracji z Microsoft Graph narzędzie może przetwarzać unikalne treści użytkowników z kalendarzy, Outlooka, czatów Teams, dokumentów firmowych w chmurze Microsoft, generując bardziej trafne odpowiedzi na zapytania, w kontekście zadań operacyjnych i odpowiadając na zgłoszenia.
Jednocześnie narzędzie to jest zgodne z zasadami bezpieczeństwa i prywatności Microsoft 365. Ponadto istnieje możliwość dostosowania narzędzia do konkretnych potrzeb firmy, a nawet stworzenia własnego za pomocą Microsoft Copilot Studio.
Ważne: Copilot nie wykorzystuje danych pracowników na potrzeby trenowania, ani nie udostępnia ich stronom trzecim i jest dostępny dla firm każdej wielkości.
Kluczowe funkcje Microsoft 365 Copilot
Microsoft 365 Copilot został zaprojektowany w celu usunięcia ograniczeń operacyjnych w przetwarzaniu danych poprzez automatyzację analizy danych, tworzeniu raportów i prezentacji na ich podstawie oraz szeregu innych rutynowych procesów w aplikacjach takich jak Excel, PowerPoint, Outlook i Teams.
Innymi słowy, Microsoft 365 Copilot to rozwiązanie, które pozwala firmom robić znacznie więcej w znacznie krótszym czasie. W szczególności mamy na myśli następujące rozwiązania:
- Copilot w Microsoft Outlook pozwala na szybkie podsumowanie korespondencji z dużą liczbą klientów i dostawców. Pomoże również w pisaniu e-maili i odpowiadaniu na nie, oferując szablony, automatycznie wypełniając powtarzające się części i dodając dane kontaktowe odbiorcy;
- Copilot w Microsoft Word pomoże generować unikalne teksty i edytować te napisane przez specjalistów firmy, dostosowując je do potrzeb pracowników działów HR, sprzedaży i marketingu;
- Copilot w Microsoft PowerPoint działa w celu poprawy skuteczności pozyskiwania klientów i rozwoju wartości marki poprzez przekształcanie danych tekstowych i cyfrowych firmy w atrakcyjne prezentacje;
- Copilot w Microsoft Excel pozwala szybko filtrować, formatować, sortować i edytować informacje w czasie rzeczywistym, przekształcając surowe dane w analizy, które pomogą Ci być na bieżąco z wynikami biznesowymi w dowolnym momencie;
- Copilot w Microsoft Teams usprawni proces pracy dzięki szybkiej analizie treści w zespołach. Narzędzie to pozwala konfigurować różne powiadomienia, rezerwować sale konferencyjne, podsumowywać spotkania i automatyzować tworzenie raportów na podstawie wyników spotkań. Na przykład, jeśli jeden z pracowników nie może dołączyć do spotkania, korzystając z funkcji Follow, otrzyma powiadomienie w Teams ze szczegółowym podsumowaniem po zakończeniu spotkania. Uzyskując dostęp do nagrania spotkania, można uzyskać szczegółowe informacje od Copilot na temat tego, jakie kwestie zostały omówione, czy wszystko zostało uzgodnione, czy też istnieją dodatkowe kwestie do rozwiązania lub rozważenia. Możesz nawet dowiedzieć się, czy wszyscy uczestnicy wzięli udział w dyskusji lub poprosić o notatki ze spotkania, które w razie potrzeby można łatwo przekształcić w prezentację.
Scenariusze użycia Microsoft 365 Copilot, na które powinni zwrócić uwagę sprzedawcy detaliczni
Istnieje biblioteka standardowych scenariuszy użycia Microsoft 365 Copilot, które każda firma może dostosować do wykorzystania we własnych działach. W szczególności specjaliści HR najczęściej używają Copilota do tworzenia opisów stanowisk i materiałów szkoleniowych; marketerzy – do generowania postów dla mediów społecznościowych i analizowania wyników kampanii marketingowych; działy sprzedaży – do tworzenia ofert handlowych i przygotowywania prezentacji; specjaliści działu prawnego – do sprawdzania zgodności umów partnerów z obowiązującymi przepisami i politykami firmy; a specjaliści ds. finansów – do wyszukiwania wzorców, które pozwalają ocenić ryzyko niektórych transakcji.
Jeśli jednak chodzi o handel detaliczny, najpopularniejsze w tej branży są następujące scenariusze:
- Zarządzanie zapasami: korzystanie z Microsoft 365 Copilot może znacznie uprościć proces zarządzania zapasami dzięki możliwości analizy danych sprzedażowych w czasie rzeczywistym, tworzenia na ich podstawie prognoz przyszłego popytu i automatycznego generowania rekomendacji uzupełnienia zapasów. Odbywa się to w następujący sposób: Copilot w programie Microsoft Excel analizuje historyczne dane sprzedażowe, identyfikuje trendy oraz automatycznie generuje rekomendacje dotyczące zamówienia określonych produktów i ich ilości. Pozwala to uniknąć zarówno niedoborów, jak i nadwyżek zapasów, zarówno w całej sieci, jak i w poszczególnych punktach sprzedaży; zmniejsza to koszty i zwiększa wydajność łańcuchów dostaw.
- Automatyzacja przetwarzania zamówień i zarządzanie interakcjami z klientami: Dzięki Copilot w Microsoft Teams i Copilot w Microsoft Outlook sprzedawcy detaliczni mogą usprawnić przetwarzanie zamówień. Jest to możliwe dzięki automatyzacji operacji, takich jak potwierdzanie zamówień, aktualizacje statusu dostawy i obsługa zapytań klientów. Przyspiesza to proces obsługi klienta, zmniejsza obciążenie działu wsparcia oraz poprawia jakość usług, przyczyniając się do wzrostu zadowolenia użytkowników końcowych i ich lojalności wobec marki i sieci.
- Analiza zachowań konsumentów i personalizacja sprzedaży: w handlu detalicznym niezwykle ważne jest zrozumienie zachowań klientów i personalizacja relacji z nimi. Copilot może przetwarzać dane otrzymane z różnych źródeł (e-maile, czaty w różnych komunikatorach, CRM) i tworzyć na ich podstawie profile klientów. Pomaga to określić ich preferencje i nawyki zakupowe. W związku z tym zespoły sprzedaży i marketingu mogą tworzyć dla nich spersonalizowane oferty lub rekomendacje. Można to zrobić w czasie rzeczywistym przy użyciu analizy danych, na przykład w Microsoft PowerPoint lub Microsoft Outlook.
- Usprawnienie współpracy i komunikacji między działami: w dużych sieciach detalicznych efektywna komunikacja między pracownikami poszczególnych sklepów, logistyką, magazynami i centralą ma kluczowe znaczenie. Copilot może automatycznie zbierać ważne aktualizacje z różnych kanałów komunikacji, takich jak Teams lub Outlook, i generować krótkie raporty w razie potrzeby. Może na przykład tworzyć podsumowania spotkań lub automatycznie aktualizować statusy projektów.
- Optymalizacja pracy działów marketingu i sprzedaży: analizując arkusze kalkulacyjne z danymi dotyczącymi sprzedaży w Excelu, Copilot pomaga identyfikować trendy, analizować dane dotyczące wyników kampanii promocyjnych i reklamowych. W ten sposób pozwala określić, które kampanie marketingowe były najskuteczniejsze. Dzięki temu zespoły mogą szybko zmieniać strategię sprzedaży i elastycznie dostosowywać kampanie marketingowe.
Powierz transformację AI swojej firmy profesjonalistom
Wdrożenie Microsoft 365 Copilot może być pierwszym krokiem na drodze do transformacji AI dla sprzedawców detalicznych, ponieważ obejmuje po prostu aktualizację standardowego oprogramowania do obsługi procesów biznesowych przy użyciu AI.
Niby wszystko jest tak samo, ale lepiej, bo efektem jest wzrost wydajności operacyjnej, lepsza interakcja z partnerami i klientami, a także sprawniejsze podejmowanie decyzji zarządczych. Wszystko to dzięki wyeliminowaniu ograniczeń operacyjnych występujących w procesie przetwarzania i wykorzystywania danych.
Traktując wdrożenie Microsoft 365 Copilot jako dopiero początek własnej podróży w świat nieskończonych możliwości AI, warto skorzystać ze wsparcia doświadczonego dostawcy, który posiada wystarczającą wiedzę, aby zaoferować tylko te rozwiązania, które będą najbardziej efektywne dla biznesu, a także zawsze znajdzie najlepszy sposób na ich szybkie i bezproblemowe wdrożenie w firmowym ekosystemie IT.
SMART business, jako czołowy partner Microsoft, wyróżnia się dużym doświadczeniem w zakresie rozwoju, wdrażania i wsparcia nowoczesnych systemów ERP, CRM i HRM, usług chmurowych oraz rozwiązań Microsoft opartych na analityce predykcyjnej i sztucznej inteligencji.
Od 15 lat pomagamy naszym klientom budować innowacyjne biznesy poprzez wdrażanie najnowocześniejszych rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji i najnowszych technologiach. Nasza wiedza jest kluczem do sukcesu naszych klientów z 65 krajów.
Chętnie poprowadzimy Twoją firmę przez proces transformacji AI: od oceny gotowości do wdrożenia innowacyjnych rozwiązań i zidentyfikowania tych najbardziej efektywnych dla Twojej firmy, po ich wdrożenie i zbudowanie własnego ekosystemu AI.
Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak zmodernizować swój biznes z pomocą innowacyjnych technologii? Zamów bezpłatną konsultację tutaj.
