Copilot у ритейлі: відкриваючи нові можливості

Після офіційного релізу Microsoft 365 Copilot вендор не тільки створив детальні ґайди з його використання та бібліотеки конкретних сценаріїв. У Microsoft вирішили запровадити інструмент у всіх підрозділах компанії. Управління цим процесом доручили «AI Council», створеному з менеджерів найвищої ланки, які очолюють напрямки ІТ, продажів, маркетингу, фінансів та управління ризиками.

Одним із завдань проєкту було дослідити, як окремі компанії можуть комплексно запроваджувати АІ-інструменти, з одного боку враховуючи потреби безпеки, управління змінами та якісної підтримки користувачів, а з іншого – підвищуючи операційну продуктивність і загальну ефективність бізнесу.

Результати експерименту вражають: запровадження Copilot на 12% прискорило процеси закриття клієнтських звернень до сервісного підрозділу компанії; на 9,4% підвищило ефективність менеджерів з продажів; відділ маркетингу відзначив зростання конверсії на 21,5%, а фінансисти відзвітували про скорочення на 60% часу, витраченого на обслуговування угод.

І все ж, коментуючи ці показники, члени «AI Council» роблять висновки, які виходять за межі отриманих кількісних результатів. Зокрема: запровадження Copilot не варто розглядати як засіб для скорочення витрат бізнесу на якійсь окремо взятій ділянці. Натомість він може стати драйвером комплексного підходу до неперервного процесу оптимізації і вдосконалення всіх бізнес-процесів компанії.

Завданням керівника, який мислить стратегічно, має стати вибудовування в компанії зорієнтованої на АІ культури, що підіймає людей до масштабу їхньої «справжньої цінності». До прикладу, відділ маркетингу, позбавляючись рутини, стає більш зорієнтованим на розв’язання стратегічних завдань задля досягнення місії компанії.

Таким чином, Copilot – це не просто можливість робити якісь операції краще, а інструмент, який дозволяє виконувати їх в абсолютно новий, ефективніший спосіб. Відповідно, й оцінювати його потрібно не як можливість скоротити витрати бізнесу, а як спосіб вивільнити ресурси, які можна реінвестувати. І тут здебільшого йдеться про потенціал креативності персоналу компанії.

Copilot від Microsoft – це можливість працювати швидше та заробляти більше

Якщо говорити про те, що таке Copilot, то це насамперед – використання можливостей АІ для виконання щоденної роботи з обслуговування бізнесу, як процесу, задля того, щоб вивільнити більше часу для вибудовування відносин зі своїми клієнтами, споживачами, постачальниками; створення нової цінності, нових продуктів і послуг і, зрештою, зосередження на стратегії його зростання.

Особливість інструменту Microsoft 365 Copilot в тому, що в його основі – генеративна модель, яка має доступ до всього робочого контенту й контексту компанії. Але це не просто ChatGPT, доданий до додатків Microsoft 365. Це – система, яка поєднує програми Microsoft 365 з даними та аналітикою Microsoft Graph та з нейромережею GPT-4.

Саме завдяки поєднанню з Microsoft Graph інструмент може обробляти унікальний контент користувачів з календаря, листування в Outlook, чатів в Teams, документів компанії, розміщених в хмарі Microsoft, формуючи більш релевантні відповіді на запити в контексті операційних завдань.

При цьому він дотримується політик безпеки та конфіденційності, встановлених в компанії для Microsoft 365. До того ж інструмент можна кастомізувати під особливі потреби свого бізнесу чи й створити власний завдяки Microsoft Copilot Studio.

Важливо: Copilot не використовує дані співробітників для навчання, не передає їх третім особам та доступний для бізнесу різних масштабів.

Основні можливості Microsoft 365 Copilot

Microsoft 365 Copilot покликаний зняти операційні обмеження в процесах обробки даних, забезпечуючи автоматизацію їх аналізу, створення на їхній основі звітів і презентацій та ще цілої низки рутинних робочих процесів в таких програмах, як Excel, PowerPoint, Outlook, Teams.

Іншими словами, Microsoft 365 Copilot є тим рішенням, яке дає можливість бізнесу зробити значно більше за суттєво менший час. Зокрема, йдеться про те, що:

• Copilot в Microsoft Outlook дозволить швидко резюмувати громіздку переписку з великою кількістю клієнтів та постачальників. А ще – допоможе у написанні електронних листів та відповідей на них: для цього запропонує шаблони, автоматично заповнить повторювані частини та доповнить їх особистими даними адресата;
• Copilot в Microsoft Word допоможе з генеруванням унікальних текстів, а також відредагує ті, що написані фахівцями компанії, максимально адаптувавши їх під потреби HR-фахівців, співробітників відділів продажу та маркетингу;
• Copilot в Microsoft PowerPoint працюватиме на збільшення кількості клієнтів та зростання вартості бренду, перетворюючи текстові та цифрові дані вашої компанії на переконливі презентації;
• Copilot в Microsoft Excel завдяки можливостям швидкого фільтрування, форматування, сортування та редагування інформації дозволяє фактично в режимі реального часу перетворювати необроблені дані на аналітику, що дозволятиме вам залишатися в курсі ефективності вашого бізнесу у кожен конкретний момент;
• Copilot в Microsoft Teams завдяки здатності швидко аналізувати контент переведе на новий рівень ефективності процес роботи в командах. Тут є можливість налаштувати різного роду сповіщення, резервувати приміщення для зустрічей, резюмувати самі зустрічі та автоматизувати створення звітів за результатами їхнього перебігу. Зокрема, якщо у когось зі співробітників немає можливості долучитися до зустрічі, то застосувавши функцію Follow, вони отримають сповіщення в Teams з детальним резюме після її завершення. Зайшовши в запис зустрічі, можна отримати від Copilot детальну інформацію про те, які питання обговорювалися, чи все заплановане узгодили, чи залишились якісь додаткові питання до вирішення, розгляду. Навіть можна дізнатись, чи всі учасники брали участь в обговоренні чи попросити зробити Meeting notes, які, за потреби, легко перетворяться на презентацію.

Сценарії використання Microsoft 365 Copilot, на які варто звернути увагу ритейлерам

Існує бібліотека стандартних сценаріїв використання Microsoft 365 Copilot, які кожна компанія зможе адаптувати для використання у власних підрозділах. Зокрема, HR-фахівці найчастіше використовують Copilot для написання посадових інструкцій, навчальних матеріалів; маркетологи – для генерування дописів для соцмереж, аналізу результатів маркетингових кампаній; відділи продажів – для формування комерційних пропозицій, підготовки презентацій; фахівці юридичних відділів – для перевірки запропонованих партнерами угод на їхню відповідність чинному законодавству, вимогам політик компанії; фінансисти з його допомогою шукають патерни, що дозволяють оцінити рівень ризиковості тих чи інших операцій.

Однак, якщо говорити про ритейл, то найбільш затребуваними в галузі є такі сценарії:

• Управління запасами: використання Microsoft 365 Copilot може значно спростити процес управління запасами завдяки можливості інструменту фактично в режимі реального часу аналізувати дані продажів, робити на їхній основі прогнози майбутніх потреб та автоматично генерувати пропозиції щодо поповнення запасів. Відбувається це так: Copilot в Microsoft Excel аналізує історичні дані продажів, виявляє тенденції та автоматично формує рекомендації про необхідність замовлення тих чи інших товарів та в якій кількості. Це дозволяє уникнути як дефіциту, так і надлишку товарів, як у всій мережі, так і в окремих торгових точках; знижує витрати та підвищує ефективність ланцюгів постачання.
• Автоматизація обробки замовлень та управління взаємодією з клієнтами: завдяки Copilot в Microsoft Teams і Copilot в Microsoft Outlook ритейлери оптимізують обробку замовлень. Вдається це завдяки автоматизації таких операцій, як підтвердження замовлень, оновлення статусу доставки та обробка запитів клієнтів. Це прискорює процес обслуговування клієнтів, знижує навантаження на команди служби підтримки, підвищує якість сервісного обслуговування і сприяє підвищенню рівня задоволеності кінцевих споживачів та їхньої лояльності до бренду, мережі.
• Аналіз поведінки споживачів та персоналізація продажів: у ритейлі надзвичайно важливо розуміти поведінку клієнтів і персоналізувати свої відносини з ними. Copilot може обробляти дані, отримані з різних джерел (електронні листи, чати в різноманітних месенджерах, CRM) і на їхній основі створювати профілі клієнтів. Це допомагає визначити їхні купівельні вподобання та звички. Відповідно, команди відділів продажів і маркетингу мають можливість створювати для них персоналізовані пропозиції чи рекомендації. Це можна робити в режимі реального часу з використанням аналітики даних, скажімо, у Microsoft PowerPoint або Microsoft Outlook.
• Покращення співпраці та комунікації між відділами: у великих ритейл-мережах ефективна комунікація між співробітниками окремих магазинів, логістичних підрозділів, складів та менеджментом із центрального офісу є критично важливою. Copilot може автоматично збирати важливі оновлення з різних каналів комунікації, наприклад, Teams чи Outlook та, за потреби, формувати короткі звіти. Наприклад, він може створювати резюме з нарад чи автоматично оновлювати інформацію про статуси проєктів.
• Оптимізація роботи відділів маркетингу та продажів: аналізуючи Excel-таблиці з даними про продажі, Copilot допомагає виявляти тренди, аналізувати дані про результати промо та рекламних активностей. Таким чином він дозволяє визначати, які маркетингові кампанії були найбільш ефективними. Завдяки цьому команди можуть оперативно змінювати власну стратегію продажів та гнучко коригувати маркетингові кампанії.

Доручіть АІ-трансформацію свого бізнесу професіоналам

Впровадження Microsoft 365 Copilot може стати першим кроком на шляху АІ-трансформації ритейлингових компаній, оскільки передбачає всього лиш свого роду апґрейд звичних програм обслуговування бізнес-процесів завдяки АІ.

Все начебто те ж саме, але краще, бо на виході: підвищення операційної ефективності; покращення взаємодії з партнерами та клієнтами; виведення на новий рівень процесу прийняття управлінських рішень. Усе це – завдяки усуненню операційних обмежень у процесі обробки й використання даних.

Розглядаючи впровадження Microsoft 365 Copilot лише як початок власної подорожі у світ безмежних можливостей АІ, варто заручитися підтримкою досвідченого вендора, який має достатньо експертизи, щоб пропонувати тільки ті рішення, які будуть максимально ефективними саме для вашого бізнесу та завжди знайде оптимальний спосіб їх швидкої та безконфліктної імплементації в ІТ-екосистему компанії.

SMART business, як провідний партнер Microsoft, має високу експертність у розробці, впровадженні та підтримці сучасних ERP-, CRM- та HRM- систем, хмарних сервісів та рішень Microsoft на основі прогнозної аналітики та штучного інтелекту.

Упродовж 15 років ми допомагаємо нашим клієнтам будувати інноваційний бізнес, впроваджуючи передові рішення на основі АІ та сучасних технологій. Наша експертиза – запорука успіху наших клієнтів з 65 країн світу.

Ми відкриті для комунікації та співпраці й готові провести шляхом АІ-трансформації й ваш бізнес: від оцінки ступеня його готовності до впровадження інноваційних рішень та визначення спектра найефективніших з них з огляду на специфіку роботи, до їх імплементації та розбудови власної АІ-екосистеми.

Бажаєте дізнатись більше про те, як можна апґрейдити ваш бізнес за допомогою інноваційних технологій? Замовляйте безкоштовну консультацію тут.